Zone Fournisseurs

Société du musée d’archéologie et d’histoire de Montréal, Pointe-à-Callière

Procédure de traitement des plaintes dans le cadre de contrats publics

Conformément à l’article 573.3.1.3 de la Loi sur les cités et villes, les organismes publics visés par la Loi sur l’Autorité des marchés publics ont l’obligation de se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes.

Afin de préserver les droits de recours des personnes plaignantes, toute plainte relative à l’adjudication ou l’attribution d’un contrat public transmise à la Société d’archéologie et d’histoire de Montréal, Pointe-à-Callière doit être effectuée conformément à la présente procédure.

CHAPITRE 1

Section 1 - Définitions

Dans la présente procédure, les expressions et les mots suivants signifient :

a) Contrat visé : Contrat pour l’exécution de travaux ou pour la fourniture d’assurance, de matériel, de matériaux ou de services, incluant les services professionnels, que la Société peut conclure comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publiques applicables;
b) LCV : Loi sur les cités et villes (RLRQ, c.C-19);
c) Processus d’adjudication : Tout processus de demande de soumissions publiques en cours devant mener à l’adjudication d’un contrat visé;
d) Processus d’attribution : Tout processus visant à attribuer un contrat de gré à gré, comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publiques applicables, à un fournisseur unique, qui est le seul en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services demandés, conformément à l’article 573.3.0.0.1 de la LCV;
e) Responsable désigné : Personne chargée de l’application de la présente procédure;
f) SEAO : Système électronique d’appel d’offres approuvé par le gouvernement;
g) PAC : la Société du musée d’archéologie et d’histoire de Montréal, Pointe-à-Callière.

Section 2 - Objet

Conformément à la Politique de gestion contractuelle de PAC et de l’article 573.3.1.3 de la LCV, PAC doit se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre du Processus d’adjudication et du Processus d’attribution de ses contrats.

La présente procédure vise ainsi à assurer un traitement équitable des plaintes formulées auprès de PAC dans le cadre d’un Processus d’adjudication ou d’un Processus d’attribution.

Section 3 - Responsable désigné

Conformément à l’article 33 de la Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l’autorité des marchés publics (RLQ, 2017, c. 27), le conseil d’administration de PAC délègue l’application de la présente procédure au directeur de l’Exploitation.

CHAPITRE 2

Mesures visant le Processus d’adjudication d’un Contrat visé

a) Intérêt requis pour déposer une plainte

Dans le cadre d’un Processus d’adjudication en cours, seule une personne ou un groupe de personnes intéressées à participer à ce processus, ou son représentant peut porter plainte.

b) Motifs au soutien d’une plainte

Toute personne visée au paragraphe a) peut porter plainte relativement au Processus d’adjudication, uniquement si les documents d’appel d’offres public :

Prévoient des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre ou équitable des concurrents;
Ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés;
Ne sont pas conformes au cadre normatif applicable à PAC.

c) Modalités et délai de transmission d’une plainte

Toute plainte doit être transmise par voie électronique au Responsable désigné à l’adresse courriel suivante : [email protected]
Elle doit obligatoirement être présentée et dûment complétée sur le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics disponible sur son site Internet. https://amp.quebec//porter-plainte/plainte-organisme-public/
Elle doit être reçue par le Responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO.

d) Critères de recevabilité d’une plainte

Pour qu’une plainte puisse faire l’objet d’un examen par le Responsable désigné, elle doit remplir les conditions suivantes :

Être transmise par une personne intéressée au sens de l’article a) du chapitre 2 ci-dessus;
Être transmise par voie électronique au Responsable désigné;
Être présentée sur le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics en vertu de l’article 45 de la Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l’autorité des marchés publics (LRQ, 2017, c.27);
Être reçue par le Responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO;
Porter sur un Contrat visé;
Porter sur le contenu des documents d’appel d’offres public disponibles dans le SEAO au plus tard deux (2) jours avant la date limite de réception des plaintes;
Être fondée sur l’un des motifs énumérés à l’article b) du chapitre 2 de la présente procédure.

e) Réception et traitement d’une plainte

Sur réception d’une plainte, le Responsable désigné s’assure que le plaignant est une personne ayant l’intérêt requis. Si le plaignant a l’intérêt requis, PAC fait mention de la réception d’une première plainte, dans le SEAO.

f) Décision

Le Responsable désigné s’assure que les critères de recevabilité prévus à l’article d) du chapitre 2 sont rencontrés.
Si la plainte est recevable, le Responsable désigné analyse les motifs de la plainte et rend une décision.
Le Responsable désigné doit transmettre la décision au plaignant par voie électronique après la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO, mais au plus tard trois jours avant la date limite de réception des soumissions prévue. Au besoin, la date limite de réception des soumissions est repoussée et ce nouveau délai est publié dans le SEAO.
Au besoin, le Responsable désigné reporte la date limite de réception des soumissions pour qu’un délai minimal de sept jours reste à courir à compter de la date de transmission de la décision. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO.
Dans les cas où plus d’une plainte pour une même demande de soumissions sont reçues, le Responsable désigné transmet les décisions au même moment.
La décision doit indiquer au plaignant qu’il dispose d’un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler une plainte auprès de l’Autorité des marchés publics.
Le Responsable désigné fait mention sans délai de la transmission de la décision dans le SEAO.

Mesures visant le Processus d’attribution pour un fournisseur unique

a) Avis d’intention

Dans le cadre d’un Processus d’attribution d’un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique de matériaux, de matériel ou de services en vertu du paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 573.3., PAC doit, au moins 15 jours avant la conclusion du contrat de gré à gré, publier dans le SEAO, un avis d’intention permettant à toute personne de manifester son intérêt à conclure ce contrat, conformément aux modalités prévues à l’article 573.3.0.0.1 de la LCV.

b) Avis de manifestation d’intérêt

Une personne peut transmettre un avis afin de manifester son intérêt à l’égard d’un contrat faisant l’objet d’un avis d’intention lorsqu’elle est en mesure de démontrer qu’elle peut réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans l’avis d’intention publié dans le SEAO.

c) Modalité et délai de transmission d’un avis de manifestation d’intérêt

Tout avis de manifestation d’intérêt doit être transmis par voie électronique au Responsable désigné à l’adresse courriel suivante : [email protected]
Il doit être reçu par le Responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l’avis d’intention publié dans le SEAO, laquelle doit précéder d’au moins cinq jours, la date prévue pour la conclusion du contrat.

d) Contenu d’un avis de manifestation d’intérêt

L’avis de manifestation d’intérêt doit contenir les informations suivantes :

La date;
L’identification et les coordonnées de la personne intéressée à conclure le contrat avec PAC;
L’identification de l’avis d’intention publié dans le SEAO;
Exposé détaillé et documentation démontrant que la personne est en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans l’avis d’intention.

e) Critères d’admissibilité d’un avis de manifestation d’intérêt

Pour qu’un avis de manifestation d’intérêt puisse faire l’objet d’un examen par le Responsable désigné, il doit remplir les conditions suivantes:

Être transmis par voie électronique au Responsable désigné;
Être reçu par le Responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l’avis d’intention publié dans le SEAO;
Porter sur un contrat décrit à l’article a) ci-dessus;
Être fondé sur le seul motif énuméré à l’article b) ci-dessus.

f) Réception et traitement de la manifestation d’intérêt

Le Responsable désigné s’assure que les critères d’admissibilité prévus à l’article e) ci-dessus sont rencontrés.
Si l’avis de manifestation d’intérêt est recevable, le Responsable désigné procède à l’examen et à l’analyse des motifs exposés afin de s’assurer de la capacité de la personne à réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis.
Dans le cadre du traitement de l’avis de manifestation d’intérêt, le Responsable désigné peut s’adjoindre les services de ressources externes.
Le Responsable désigné doit, lorsque les vérifications et analyses effectuées démontrent que la personne est en mesure de réaliser le contrat, accepter la manifestation d’intérêt et recommander de ne pas conclure le contrat de gré à gré. Dans le cas contraire, le Responsable désigné recommande de poursuivre le processus d’attribution avec le fournisseur unique.

g) Décision

Le Responsable désigné doit transmettre la décision à la personne qui a manifesté son intérêt, par voie électronique, au moins sept jours avant la date prévue pour la conclusion du contrat.
Si ce délai ne peut être respecté, la date de conclusion du contrat doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour le respecter.
La décision doit indiquer à la personne qui a manifesté son intérêt qu’il dispose d’un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l’article 38 de la Loi, une plainte auprès de l’Autorité des marchés publics.

CHAPITRE 3

Entrée en vigueur

La présente procédure entre en vigueur à compter de la date de mise à disposition sur le site internet de PAC.